Как использовать Google Docs: базовый учебник, советы и рекомендации
Google Docs действительно укрепил свои позиции в качестве главной облачной альтернативы Microsoft Word, но все еще есть много людей, которые не сделали этого. Если вы один из тех, кто совершенно новичок в обслуживании, не волнуйтесь! Мы здесь, чтобы помочь с руководством для начинающих, как использовать Документы Google.
Существует слишком много функций, чтобы охватить их в одном учебнике по Google Документам, но это должно обеспечить прочную основу для начала работы. Когда вы почувствуете себя более комфортно, вы откроете для себя все виды уникальных возможностей, и Google очень активно добавляет новые функции каждый год.
Мы начнем с основ, которые все должны знать, а затем коснемся нескольких дополнительных советов и рекомендаций по Документам Google. Давайте начнем!
Как использовать Документы Google: базовый учебник
Что такое Google Docs?
Google Docs – это облачный текстовый процессор, который является неотъемлемой частью офисного пакета Google под названием G Suite. Наряду с другими облачными сервисами Google, такими как Google Drive, Sheets, Slides и, конечно, Gmail, G Suite предлагает комплексную платформу для повышения производительности как для компаний, так и для студентов.
Читайте также: Как пользоваться Google Drive: все, что вам нужно знать
Во многих отношениях вы можете думать о Google Docs как о Microsoft Word of G Suite. Он позволяет вам составлять и форматировать разнообразные документы, а также имеет некоторые аккуратные интеграции с Sheets, что позволяет быстро добавлять график или таблицу из электронной таблицы Google Sheets. Он также поддерживает шаблоны и надстройки, чтобы сделать его еще более универсальным для нишевых задач.
Лучше всего, Google Docs полностью бесплатна для использования. Все, что вам нужно для этого – это учетная запись Google, которую можно быстро и легко настроить.
Как работает Google Docs?
Документы Google полностью основаны на облачных технологиях, поэтому они работают не так, как традиционные текстовые процессоры, такие как Word. Вместо того, чтобы сохранять документы на жестком диске, они хранятся на Google Диске.
Это дает ряд преимуществ перед традиционными текстовыми процессорами, такими как совместное редактирование в реальном времени и автоматическое резервное копирование. Он также полностью кроссплатформенный, поэтому вы можете получить к нему доступ из любого браузера или мобильного устройства.
Тем не менее, когда речь идет о том, как использовать Google Docs, это очень похоже на Word или другие альтернативы. Он имеет ту же ленту инструментов в верхней части экрана и те же сочетания клавиш, которые вы использовали в течение многих лет. Вы просто получаете доступ к своему документу в браузере, а не в отдельном приложении.
Как создать новый документ
Первое, что вам нужно научиться делать, это создать новый документ. Вы можете сделать это из любого компьютерного браузера или мобильного устройства, хотя мы рекомендуем использовать компьютер. Большинство шагов и инструкций в этом руководстве Google Docs основаны на версии браузера, которая имеет гораздо больше возможностей.
Чтобы создать новый документ в Интернете, перейдите на веб-сайт Документов Google и войдите в систему, если вы еще этого не сделали. Затем щелкните любой из шаблонов в верхней части экрана, чтобы создать документ. Первый шаблон пуст, но у других есть определенные цели как деловые письма или резюме. Если вам не нравятся цвета или форматирование, они также могут быть полностью настроены после создания.
На мобильном телефоне вы все еще можете использовать свой браузер, но проще использовать приложение Google Drive. Просто нажмите значок плюса в правом нижнем углу, а затем нажмите Google Документы. По умолчанию это будет пустой шаблон, но он также автоматически сохранится в облаке, так что вы сможете отредактировать его позже.
Независимо от того, как вы создаете свой первый документ, обязательно дайте ему имя в поле в верхней части экрана. В противном случае это очень легко потерять в ваших папках Google Drive!
Для начинающих вы должны действительно научиться использовать Google Docs на компьютере в первую очередь. У вас есть гораздо больше возможностей для форматирования ваших документов, а также, вы знаете, фактическая клавиатура для ввода.
Как удалить документ
Поскольку все автоматически сохраняется в облаке, можно случайно создать файл, который будет пустым в вашем хранилище Google Диска. К счастью, их так же легко удалить, как и создать.
В браузере все, что вам нужно сделать, – это найти документ на веб-сайте Документов Google, щелкнуть три точки рядом с его именем и нажать «Удалить». Вы также можете удалить его, открыв документ, затем щелкнув Файл и Переместить в корзину.
Обратите внимание, что после удаления файлы все еще можно найти в папке «Корзина» на Google Диске. В отличие от Google Photos и Gmail, эти файлы не имеют срока действия и будут оставаться в папке «Корзина», пока вы не удалите их вручную.
Чтобы очистить корзину и окончательно удалить документ, перейдите в корзину Google Drive, выберите файлы и нажмите значок удаления в правом верхнем углу. Во всплывающем окне подтверждения выберите «Удалить навсегда» и наслаждайтесь свободным объемом памяти.
Как использовать Google Docs: Расширенные советы и рекомендации
Как использовать Google Docs в автономном режиме
Одной из самых страшных вещей при переходе на облачные платформы является мысль о том, что происходит, когда вы теряете интернет-соединение. Одно отключение питания или обслуживание сети, и вы застряли в ожидании часа, пока не сможете вернуться к работе.
Google более чем осведомлен об этой проблеме, а Документы Google позволяют легко получать доступ или даже редактировать ваши документы в автономном режиме. Единственная загвоздка в том, что он работает только в браузере Chrome, и вам необходимо войти в свою учетную запись в браузере. Обратите внимание, что для пользователей Chromebook эта задача уже выполнена, и Документы Google будут работать в автономном режиме прямо из коробки.
Читайте также: Лучшие Chromebook, которые вы можете купить у Google, Asus, Acer и других
Прежде всего убедитесь, что у вас есть автономное расширение Chrome для Документов Google. Возможно, он уже установлен, но для проверки просто нажмите на ссылку и посмотрите, есть ли в нем надпись «Установить или удалить». После этого перейдите к настройкам Google Диска и установите флажок «Синхронизировать файлы Google Docs, Sheets, Slides & Drawings с этим компьютером, чтобы редактировать их в автономном режиме.
Это позволит вам открыть любой из ваших файлов в Документах Google в автономном режиме, но вам нужно будет сделать еще один шаг, чтобы иметь возможность редактировать и сохранять их. Просто щелкните правой кнопкой мыши документ, который вы хотите редактировать в автономном режиме, и переключите переключатель «Доступен в автономном режиме». Вот эти шаги снова вкратце:
Как использовать Google Docs в автономном режиме
- Войдите в свою учетную запись Google в браузере Chrome.
- Установите автономное расширение Chrome для Документов Google.
- Перейдите к настройкам Google Диска и включите синхронизацию файлов Документов, листов, слайдов и чертежей Google с этим компьютером, чтобы вы могли редактировать их в автономном режиме.
- Щелкните правой кнопкой мыши на Google Doc, чтобы редактировать в автономном режиме и переключать Доступно в автономном режиме.
Как проверить количество слов в Google Docs
Независимо от того, готовите ли вы задание для школы или работаете над статьей в качестве внештатного автора, важно учитывать количество слов. Документы Google не только упрощают проверку количества слов после завершения, но даже позволяют просматривать количество слов во время написания.
Чтобы проверить текущее количество слов, сначала нужно открыть Документ Google, который вы хотите проверить. Нажмите Инструменты в верхней части экрана, затем Количество слов. Кроме того, вы можете использовать сочетание клавиш Ctrl + Shift + C.
Во всплывающем окне будет отображаться текущее количество страниц, количество слов, количество символов и количество символов без пробелов. Кроме того, вы также найдете переключатель для отображения количества слов при наборе текста. Это оставит небольшую коробку в углу с постоянно обновляемым количеством слов, что может быть невероятно полезно для выполнения требований по словам, не заполняя ваше письмо пухом после того, как вы закончите.
Как изменить поля в Документах Google
Есть два способа изменить поля в Документах Google: настройки документа и отдельные разделы. Давайте начнем с изменения документа в целом, что большинство пользователей захотят сделать.
Процесс практически идентичен Microsoft Word и другим текстовым процессорам. Просто откройте документ, нажмите «Файл» в левом верхнем углу, а затем «Параметры страницы» в раскрывающемся меню. Отсюда вы можете изменить поля во всплывающем окне и установить их по умолчанию, если вы хотите, чтобы все будущие Документы Google использовали эти настройки.
Знать, как изменить поля в Документах Google для определенного раздела, немного сложнее, но все же похоже на то, к чему вы, вероятно, привыкли в других текстовых процессорах. Что вам нужно сделать, это выбрать фрагмент текста для настройки, затем нажмите и перетащите синие треугольники в верхней части экрана. Отображаемые числа представляют собой разницу между текущей настройкой и полем по умолчанию, а не расстояние от края страницы.
Как вы делитесь и сотрудничаете в Google Docs?
Одной из самых сильных сторон Документов Google является совместное использование и совместная работа. Не только легко обмениваться документами с кем-либо по простой ссылке, обе стороны могут редактировать документ одновременно, и все изменения видны в режиме реального времени.
Чтобы опубликовать Документ Google, сначала необходимо открыть документ. Оттуда, нажмите большую синюю кнопку «Поделиться» в правом верхнем углу. Окно, которое появляется, предлагает два отдельных способа поделиться вашим документом. Во-первых, введите адреса электронной почты всех, с кем вы хотите поделиться. Если флажок «Уведомить людей» отмечен, всем сторонам будет отправлено электронное письмо с уведомлением об изменении, и документ появится в их общих папках на диске.
Читайте также: Все, что вам нужно знать о совместном использовании аккаунта Hulu и многом другом
Настройки по умолчанию позволяют любому, кому вы предоставили доступ по электронной почте, редактировать документ, но вы можете изменить это, изменив раскрывающийся список справа. Вы также можете ввести собственное сообщение для электронного письма в текстовое поле внизу.
Что еще более важно, настройки по умолчанию также позволяют любому пользователю, имеющему разрешения на редактирование, обмениваться разрешениями и изменять их, что вам может не понадобиться, когда вы делитесь ими с людьми, которым вы не полностью доверяете. Чтобы изменить это, нажмите кнопку «Настройки» в правом верхнем углу и снимите флажок «Редакторы могут изменять разрешения и обмениваться ими».
Второй способ поделиться Документом Google – это гиперссылка, которую вы можете отправить любому человеку в Интернете. Тем не менее, обратите внимание, что настройка по умолчанию «Restricted» будет по-прежнему ограничивать доступ только теми адресами электронной почты, с которыми вы уже поделились документом. Изменив значение параметра «Любой, у кого есть ссылка», любой, включая тех, у кого даже нет учетной записи Google, может открыть документ. Вы также можете настроить права доступа, чтобы люди, имеющие ссылку, могли не только просматривать документ, но и комментировать или даже редактировать его.
Как вы используете зачеркивание и подписку в Документах Google?
Зачеркнутые, нижние, верхние и другие специальные параметры форматирования легко изменить в Документах Google, хотя некоторые из них скрыты в меню. На основной ленте есть только кнопки для форматирования жирным шрифтом, курсивом и подчеркиванием.
Остальные можно найти, открыв вкладку «Формат» в верхней части экрана, а затем развернув «Текст». Здесь вы можете увидеть все шесть параметров форматирования, а также сочетания клавиш для каждого. Мы также перечислили эти сочетания клавиш ниже для вашего удобства.
Как использовать зачеркивание, подпись и другое специальное форматирование в Документах Google
- Полужирный – Ctrl + B
- Курсив – Ctrl + I
- Подчеркивание – Ctrl + U
- Зачеркнутый – Alt + Shift + 5
- Нижний индекс – Ctrl +,
- Верхний индекс – Ctrl +.
Другие часто задаваемые вопросы
Вопрос. Являются ли Документы Google частными / безопасными?
A: Да. Все Документы Google являются конфиденциальными и безопасными, если они явно не переданы другой стороне. При совместном использовании значок общего доступа в правом верхнем углу экрана с открытым документом будет иметь другой значок.
Вопрос: действительно ли Google Docs бесплатен?
О: Да, Документы Google полностью бесплатны для личного использования. Однако существует также бизнес-версия G Suite Essentials с некоторыми дополнительными функциями безопасности и совместной работы. Он не добавляет никаких функций в Документы Google, но увеличивает объем хранилища Google Диска до 100 ГБ или более в зависимости от плана.
В: Совместимы ли Google Docs и Microsoft Word?
О: Начиная с 2019 года, Документы Google начали поддерживать все типы файлов Word (.doc, .docx и .dot). Документы Google также можно сохранять в этих форматах, что делает их почти полностью совместимыми.
В: Можно ли сохранить Документы Google в формате PDF?
О: Да, Документы Google можно сохранить в формате PDF, открыв вкладку «Файл », нажав «Загрузить» и выбрав «Документ PDF» (.pdf).
Вот и все, как использовать руководство Google Docs. Ознакомьтесь с некоторыми из наших других руководств G Suite ниже.
- Как сделать график в Google Sheets
- Как смотреть фильмы на Google Диске в Chromecast
- Как вспомнить письмо в Gmail
Источник записи: https://www.androidauthority.com