Советы по управлению нагрузкой для работы из дома

Работа из дома означает, что вы несете полную ответственность за свой рабочий процесс, список дел и продуктивность. Нет менеджера, дышащего вам в шею, и некого винить, когда вы не выполняете свой список должностей вовремя.

Возникает вопрос: как справиться с огромной рабочей нагрузкой и решить, что делать в первую очередь? Этот пост будет вашим руководством по эффективному управлению рабочей нагрузкой. Сделайте это правильно, и вы не только закончите больше работы, но и почувствуете меньше стресса в процессе.

Матрица решений Эйзенхауэра

Давайте начнем с того, что звучит немного технически, но на самом деле чрезвычайно полезно: матрица решений Эйзенхауэра.

Также читайте: Как сосредоточиться на работе, когда вы работаете из дома

Ключевым моментом здесь является понимание разницы между срочным и важным. Это может звучать как синонимы, но на самом деле они очень разные.

Срочная задача – это все, что нужно выполнить в срок. Предположим, у вас есть крайний срок для клиента сегодня, и у вас еще много работы, чтобы его уложить. Это срочно.

Вы можете потратить столько времени на тушение пожаров, что так и не добьетесь значительного прогресса в своем бизнесе или в своей должности.

Но если это крошечный клиент, которому на самом деле не нужна работа прямо сейчас, это может быть не особенно важно.

С другой стороны, повышение качества вашего веб-сайта может быть очень важным, поскольку оно может изменить то, как вы представляете себя миру. Но, учитывая, что старый веб-сайт все еще работает нормально, это не особенно срочно. К сожалению, в этом и заключается проблема.

Дуайт Д. Эйзенхауэр сказал:

«То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко важно».

Другими словами, вы можете потратить столько времени на тушение пожаров, что так и не добьетесь значительного прогресса в своем бизнесе или в своей должности. Это верно независимо от того, являетесь ли вы ворчуном или владеете собственным бизнесом.

Также читайте: 12 лучших онлайн-инструментов для работников домашнего офиса

Рассматриваемая матрица решений, названная в честь этой цитаты, была впервые представлена ​​в книге «7 навыков высокоэффективных людей». Здесь автор Стивен Кови предложил вам использовать своего рода диаграмму Венна, чтобы найти, где срочное и важное пересекаются.

Конечно, это задачи, которые вы решаете в первую очередь. А следующие задачи должны быть «просто» срочными.

Но ключ к реальной эффективности – это брать эти «важные, но не срочные» задачи и повышать их до уровня срочности. Установите для них сроки и подумайте о деньгах или времени, потерянных за каждую минуту, когда они не выполнены. Таким образом, вы сможете начать свою жизнь более активно и добиваться значительного прогресса.

На ArtOfManliness.com есть отличный пост на эту тему .

В то же время вы также можете использовать другие советы по управлению нагрузкой, чтобы освободить больше времени и умственного пространства для работы над менее важными, но очень ценными вещами.

Съесть лягушку

В повседневной жизни одна из самых важных вещей, которую вы можете делать, – это сначала работать над самой большой и уродливой задачей.

Также читайте: 5 аксессуаров для домашнего офиса стоимостью менее 50 долларов, в которые вы захотите инвестировать

Как писатель, у меня может быть день, который будет включать в себя одну огромную статью из 3000 слов на тему, которую я считаю скучной, а затем несколько небольших забавных статей по 500 слов каждая.

Обычно самые большие задачи приносят вашему работодателю больше всего денег.

Хотя может возникнуть соблазн сначала заняться мелкими, это ошибка. Избавление от самой большой задачи в первую очередь означает, что вы будете работать над самым тяжелым, пока у вас больше всего энергии; в начале дня. Это также означает, что вы будете точно знать, сколько времени у вас осталось в конце дня для выполнения других задач.

Вот цитата другого влиятельного человека, Марка Твена:

«Если ваша работа – съесть лягушку, лучше всего это сделать с утра. А если ваша работа – съесть двух лягушек, лучше сначала съесть самую большую ».

Более крупные задачи также позволяют вам перейти в состояние потока и сосредоточиться на чем-то одном без переключения задач. Это обеспечивает период непрерывной продуктивности, что является идеальным началом дня.

Как правило, самые большие задачи приносят вашему работодателю или клиенту больше всего денег. Таким образом, они обычно самые важные и срочные!

Это самый ценный совет по управлению рабочей нагрузкой, которому я всегда следовал. Это гарантирует, что я получаю много уроков каждый божий день, даже если в конце пропускаю несколько небольших задач.

Однако давайте проясним: если ваша работа на самом деле связана с поеданием лягушек, вам следует сменить работу.

Закрыть открытые петли

Эффект Зейгарник был впервые описан психологом Блюмой Зейгарник и чрезвычайно полезен при рассмотрении вопроса об управлении нагрузкой.

По сути, если у вас на повестке дня незавершенная задача, ваш мозг будет беспокоить вас, пока вы не выполните эту задачу.

Это может быть хорошо, поскольку создает позитивную форму мотивации стресса, называемую «Эустресс». Это метод «вставай и уходи», который гарантирует, что мы не проведем весь день на диване и никогда не займемся работой.

Эффект Зейгарник также положительно влияет на память, помогая нам больше вспоминать об этой задаче.

Также читайте: Работа с детьми из дома: баланс работы и личной жизни для WHers

Однако это также может быть плохо, поскольку может помешать нам сосредоточиться на других вещах. Сила воли и внимание ограничены, и если вы постоянно боретесь за то, чтобы привлечь внимание к настоящему моменту, вы никогда не сможете работать наилучшим образом.

Одного этого может быть достаточно, чтобы успокоить наш разум и позволить нам сосредоточиться на других вещах.

Один из простых способов убрать эти «открытые петли», как их называют, – составить план выполнения задачи. Одного этого может быть достаточно, чтобы успокоить наш разум и позволить нам сосредоточиться на других вещах.

Хотя лучше? Закройте эти маленькие открытые петли как можно меньше, чтобы сохранить концентрацию и силу воли. Если у вас есть электронное письмо, на которое нужно ответить, ответ займет всего 2 минуты, сделайте это в самом начале дня! Тогда вам будет намного проще сосредоточиться на вашей большой задаче!

Все, что вы не можете сделать прямо сейчас, составьте список дел, а затем назначьте время, чтобы разобраться с этим. Это снова позволит вам сосредоточиться на действительно важных задачах.

Еще один совет: не позволяйте назойливым делам всплывать в свободное от работы время или пока вы концентрируетесь. Вот почему так важно отключить уведомления.

Зомби-задачи и многозадачность

Многозадачность обычно считается запретной. Это потому, что в целом это считается невозможным. Считается, что сознательный мозг способен обрабатывать только 50 бит информации в секунду, чего просто недостаточно для разделения между двумя сложными задачами.

Считается, что сознательный мозг способен обрабатывать только 50 бит информации в секунду.

Хотя вы думаете, что выполняете несколько задач одновременно, на самом деле вы делаете параллельную обработку. Вы переключаете свое внимание между двумя или более задачами циклически, что фактически снижает вашу общую продуктивность. Вы сможете сделать больше, если будете придерживаться только одной задачи, и эффект Зейгарник еще больше гарантирует, что это правда.

Исключение составляют «зомби-задания». Это задачи, не требующие особого внимания – например, набивка конвертов или изменение размера изображений. Эти задачи можно выполнять одновременно с другими более сложными действиями (такими как управление телефонным звонком или мысленное планирование эссе), поскольку они занимают гораздо меньше битов этой информации.

Читайте также: Руководство по освещению домашнего офиса.

Более того, ретикулярная активирующая система гарантирует, что повторяющиеся и бессмысленные стимулы никогда даже не достигнут сознательной обработки. Этот процесс известен как привыкание.

Планируйте заранее!

Ничто из этого ничего не будет значить, если вы не уделите время тому, чтобы даже подумать об управлении своей рабочей нагрузкой, что имеет место для удивительного количества людей! В начале недели выделите несколько минут, чтобы перечислить задачи, которые вам нужно выполнить, и подумайте об их важности и уровне сложности.

Используя эту информацию и советы в этом посте, теперь вы можете расположить эти задачи для максимального воздействия. Сначала установите самые срочные и важные задачи, особенно большие и сложные. Закрывайте открытые циклы по мере их поступления и убедитесь, что вы занесли в список любые другие назойливые задачи и назначили время для их выполнения.

Делайте это последовательно и учитесь по ходу дела, и вы обнаружите, что проделываете гораздо больше работы, чем могли бы в противном случае, И почувствуете себя намного более свежими и менее напряженными в конце. В этом заключается сила управления рабочей нагрузкой, если все сделано правильно.

(Но имейте план на случай непредвиденных обстоятельств)

Но, как известно любому, кто когда-либо нанимал подрядчика для ремонта своей ванной комнаты, расценки на время и бюджет почти всегда, по крайней мере, несколько ошибочны. То же самое и с вашим собственным управлением нагрузкой! Неожиданные сюрпризы сорвут ваш день, и у вас будут долгие промежутки времени, когда ничего не делается. Убедитесь, что вы всегда оставляете «буфер» в своих планах, и не будьте слишком амбициозными! Вы по-прежнему всего лишь человек.

Источник записи: https://www.androidauthority.com