Советы по управлению рабочей нагрузкой для работы на дому

Работа на дому означает, что вы несете полную ответственность за свой рабочий процесс, список дел и производительность. Нет менеджера, который дышал бы вам на шею, и никто больше не виноват, если вы не выполнили свой список работ вовремя.

Вопрос: как вы справляетесь с огромной рабочей нагрузкой и решаете, что делать в первую очередь? Этот пост станет вашим руководством по эффективному управлению рабочей нагрузкой. Сделайте это правильно, и вы не только закончите больше работы, но и почувствуете меньше стресса в процессе.

Матрица решений Эйзенхауэра

Давайте начнем с того, что звучит немного технически, но на самом деле чрезвычайно полезно: Матрица решений Эйзенхауэра.

Также читайте: Как сосредоточиться на работе, когда вы работаете из дома

Ключевым моментом здесь является понимание разницы между тем, что является срочным, и тем, что важно. Это может звучать как синонимы, но на самом деле они очень разные.

Срочная задача – это все, что должно быть выполнено своевременно. Допустим, у вас есть крайний срок для клиента сегодня, и у вас еще много работы, чтобы его выполнить. Это срочно.

Вы можете тратить так много времени на тушение пожаров, что вы никогда не добьетесь значительного прогресса в своем бизнесе или в своей работе.

Но если это крошечный клиент, который на самом деле не нуждается в работе прямо сейчас, это может быть не особенно важно.

С другой стороны, улучшение качества вашего сайта может быть очень важным, поскольку оно может изменить способ представления себя миру. Но, учитывая, что старый сайт все еще работает просто отлично, это не особенно актуально. К сожалению, именно в этом проблема.

Дуайт Д. Эйзенхауэр сказал:

«То, что важно, редко срочно, а то, что срочно, редко важно».

Другими словами, вы можете тратить так много времени на тушение пожаров, что вы никогда не добьетесь значительного прогресса в своем бизнесе или в своей работе. Это верно, если вы хрюкаете, или имеете свой собственный бизнес.

Также читайте: Лучшие 12 онлайн-инструментов для работников домашнего офиса

Соответствующая матрица решений, названная в честь этой цитаты, впервые была представлена ​​в книге «7 навыков высокоэффективных людей». Здесь автор Стивен Кови предложил вам использовать некую диаграмму Венна, чтобы определить, где срочно и важно перекрываться.

Конечно, это задачи, которые вы решаете в первую очередь. И задачи, которые вы будете решать дальше, должны быть «срочными».

Но ключом к тому, чтобы быть по-настоящему эффективным, является принятие этих «важных, но не срочных» задач и повышение их статуса до срочных. Создайте для них сроки и думайте о деньгах или потерянном времени за каждую минуту, когда они не закончили. Таким образом, вы можете начать проживать свою жизнь более активно, чтобы добиться значительного прогресса.

На ArtOfManliness.com есть отличный пост на эту тему .

В то же время, вы также можете использовать другие советы по управлению рабочей нагрузкой, чтобы создать больше времени и умственного пространства для работы над вещами, которые не являются неотложными, но очень ценными.

Съешь лягушку

В повседневной жизни одна из самых важных вещей, которую вы можете сделать, – это сначала поработать над самой большой и уродливой задачей.

Читайте также: 5 аксессуаров для домашнего офиса стоимостью менее $ 50, в которые вы хотите инвестировать

Как писатель, у меня может быть день, который включает 1 гигантскую статью из 3000 слов на тему, которую я нахожу скучной, а затем несколько небольших забавных статей по 500 слов каждая.

Самыми большими задачами обычно являются те, которые принесут вашему работодателю больше всего денег.

Хотя искушение может заключаться в том, чтобы сначала делать маленькие, это ошибка. Первое, что нужно сделать, – это решить, что вы будете работать над самым сложным делом, пока у вас больше энергии; в начале дня. Это также означает, что вы будете точно знать, сколько времени у вас осталось в конце дня для выполнения этих других задач.

Вот цитата из другой влиятельной фигуры, Марка Твена:

«Если ваша работа – есть лягушку, лучше всего делать это утром. И если ваша задача съесть двух лягушек, то лучше сначала съесть самую большую ».

Большие задачи также позволяют вам войти в состояние потока и сосредоточиться только на одной вещи без переключения задач. Это позволяет работать непрерывно, что является идеальным началом вашего дня.

И, как это бывает, самые большие задачи, как правило, те, которые принесут вашему работодателю или клиенту больше всего денег. При этом они, как правило, самые важные и срочные!

Это самый ценный совет по управлению рабочей нагрузкой, которым я всегда следовал. Это гарантирует, что я получаю много дона каждый день, даже если в конце я пропущу несколько небольших заданий.

Пусть будет ясно, что если ваша работа на самом деле связана с поеданием лягушек, вам следует сменить работу.

Закрыть открытые петли

Эффект Зейгарника был впервые описан психологом по имени Блюма Зейгарник и чрезвычайно полезен при рассмотрении вопросов управления рабочей нагрузкой.

По сути, если у вас есть неполное задание в вашей повестке дня, то ваш мозг будет продолжать мучить вас, пока вы не выполнили это задание.

Это может быть хорошо, так как создает положительную форму мотивирующего стресса под названием «Eustress». Это «вставай и уходи», что гарантирует, что мы не будем проводить весь день на диване и никогда не будем делать никакой работы.

Эффект Зейгарника также оказывает положительное влияние на память, помогая нам вспомнить больше вещей об этой задаче.

Также читайте: Работа на дому с детьми: Баланс между работой и личной жизнью.

Тем не менее, это также может быть плохо, так как это может помешать нам сосредоточиться на других вещах. Сила воли и внимание конечны, и если вы постоянно боретесь за то, чтобы привлечь ваше внимание к настоящему моменту, вы никогда не сможете выполнить свою лучшую работу.

Одного этого может быть достаточно, чтобы успокоить наш разум и позволить нам сосредоточиться на других вещах.

Один из простых способов удалить эти «открытые петли», как они называются, – составить план выполнения задачи. Одного этого может быть достаточно, чтобы успокоить наш разум и позволить нам сосредоточиться на других вещах.

Хотя лучше? Закрывайте эти маленькие открытые петли как можно меньше, чтобы сохранить фокус и силу воли. Если у вас есть электронное письмо, на которое вам нужно ответить всего 2 минуты, сделайте это прямо в начале вашего дня! Тогда вам будет намного легче сосредоточиться на своей большой задаче!

Все, что вы не можете сделать прямо сейчас, внесите в список дел, а затем назначьте время, чтобы разобраться с этим. Это снова позволит вам сосредоточиться на задачах, которые действительно имеют значение.

Еще один совет: не позволяйте ворчливым задачам всплывать в свободное время или во время концентрации. Вот почему так важно отключить уведомления.

Зомби задачи и многозадачность

Многозадачность обычно считается нет-нет. Это потому, что в целом это считается невозможным. Считается, что сознательный мозг способен обрабатывать только 50 бит информации в секунду, чего просто недостаточно для разделения двух сложных задач.

Считается, что сознательный мозг способен обрабатывать только 50 бит информации в секунду.

Пока вы думаете, что многозадачны, на самом деле вы выполняете параллельную обработку. Вы переключаете свое внимание между двумя или более задачами циклически, что фактически снижает общую производительность. Вы выполняете больше, когда придерживаетесь только одной задачи, и эффект Зейгарника дополнительно гарантирует, что это правда.

Исключение составляет выполнение «задач зомби». Это задачи, которые не требуют особого осознанного внимания, такие как вставка конвертов или изменение размера изображений. Эти задачи могут выполняться одновременно с другими более сложными действиями (такими как управление телефонным звонком или умственное планирование эссе), поскольку они занимают гораздо меньше информации.

Также читайте: Руководство по освещению домашнего офиса

Более того, ретикулярная активирующая система скажет, что повторяющиеся и бессмысленные стимулы никогда даже не достигают сознательной обработки. Этот процесс известен как привыкание.

Планируйте заранее!

Ничто из этого не будет ничего значить, хотя, если вы не потратите время даже на то, чтобы рассмотреть вопрос об управлении своей рабочей нагрузкой, что удивительно для многих людей! В начале вашей недели уделите несколько минут тому, чтобы перечислить задачи, которые вам нужно выполнить, и рассмотреть их важность и уровень сложности.

Используя эту информацию и советы в этом посте, теперь вы можете организовать эти задачи для максимальной отдачи. Сначала поставьте свои самые неотложные и важные задачи, особенно те, которые являются более масштабными и сложными. Закрывайте открытые циклы по мере их поступления и убедитесь, что вы помещаете в список все другие неприятные задачи и назначаете время для их выполнения.

Делайте это последовательно и учитесь по ходу дела, и вы обнаружите, что выполняете гораздо больше работы, чем могли бы ИЛИ чувствовать себя более свежим и менее напряженным в конце. Это сила управления рабочей нагрузкой, когда все сделано правильно.

(Но есть план на случай непредвиденных обстоятельств)

Но, как знает любой, кто когда-либо нанимал подрядчика для ремонта своей ванной комнаты, цитаты о времени и бюджете почти всегда, по крайней мере, несколько ошибочны. То же самое касается вашего собственного управления рабочей нагрузкой! Неожиданные сюрпризы сорвут ваш день, и у вас будут длинные отрезки, где ничего не будет сделано. Убедитесь, что вы всегда оставляете «буфер» в своих планах, и не будьте слишком амбициозны! Вы все еще только человек.

Источник записи: https://www.androidauthority.com